Fatturazione Elettronica, il giusto approccio

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A nostro avviso è fondamentale carpire i diversi vantaggi (e i rischi) che la fattura elettronica comporta e più in generale esaminare la trasformazione sostanziale del rapporto tra cliente e commercialista che ne sarà diretta conseguenza:

1. Ottimizzazione dei tempi
2. Riorganizzazione ed automazione dei processi
3. Recupero della produttività
4. Fidelizzazione e soddisfazione della clientela
5. Ampiamento servizi offerti
6. Canale unico per gestire i rapporti con i propri clienti
7. Abbattimento errori umani in registrazione contabile
8. Responsabilizzazione della clientela
9. Riduzione degli adempimenti in carico

Formando i propri clienti e mettendoli nelle condizioni di gestire in autonomia la fatturazione tramite una piattaforma integrata con il gestionale del commercialista, è possibile importare per ciascuna ditta una quantità significativa di dati per alimentare la prima nota contabile di numerose tipologie di documenti ed allo stesso tempo limitare le azioni di data entry, che al giorno d’oggi non producono valore aggiunto.

Secondo l’osservatorio del politecnico di Milano, la transizione da un modello tradizionale di gestione del ciclo attivo ad un modello digitale, comporta un risparmio che si aggira dai 7,50 € a 11,50 € a fattura all’anno, dovuto in gran parte alla riduzione dell’impiego di manodopera (per attività di creazione, invio, relazione con il cliente, riscossione e per l’eliminazione dell’archivio cartaceo).

Analizziamo insieme vantaggi e svantaggi di 3 macro modelli organizzativi che si sono creati grazie all’evoluzione delle soluzioni tecnologiche:

1. Lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)
2. Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione, che però non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)
3. Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)

Caso n° 1:
lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)
Il cliente contatta il personale di studio n° volte per la gestione del ciclo attivo (emissione)
Lo studio contestualmente alla creazione del documento contabile produce anche la registrazione in contabilità
Il personale di studio deve sistematicamente richiedere al cliente la documentazione riferita al ciclo passivo (ricezione)
Continuando a lavorare con questa modalità “classica”, il commercialista è consapevole di assumere il carico amministrativo del cliente, oltre a essere depositario delle scritture contabili e responsabile della conservazione sostitutiva.

Non solo: il traffico di chiamate in ingresso e in uscita può rallentare il ciclo produttivo e limitare la possibilità di dedicarsi all’aggiornamento professionale o al trattamento di pratiche più complesse.
Sono tutti oneri che devono essere valutati, poiché possono influire sulla competitività dello studio, oltre a sottrarre tempo e risorse all’attività di consulenza…

Caso n° 2:
il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione, che però non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)
Per esigenze organizzative il cliente ha cercato una soluzione autonoma per la gestione del ciclo attivo
Lo studio non si occupa della creazione del documento contabile e richiede la documentazione attiva e passiva al cliente

Il personale di studio ricarica la documentazione contabile, investendo tempo nel reperimento dei documenti e nella registrazione manuale delle fatture.

Alcune realtà imprenditoriali per necessità organizzative sono dotate di programmi per emettere le fatture, ma lo strumento utilizzato non è integrato con la soluzione del proprio commercialista.
Con una clientela organizzata in questo modo lo studio è obbligato ad adattarsi alle ditte, senza un flusso di lavoro definito, poiché l’utilizzo di soluzioni non condivise costringe il personale dipendente a dover ricaricare i dati manualmente, esponendosi al rischio di eventuali errori in fase di trascrizione.
Lo scambio di dati che si stabilisce con il cliente non è automatizzato nella fase di registrazione contabile, detto ciò lo studio non ha l’onere di essere il depositario delle scritture contabili e soprattutto il costo legato alla parte amministrativa è contenuto.

Va considerato inoltre che molte soluzioni di fatturazione (sia gratuite che a pagamento) non gestiscono un piano dei conti, il che costringe il professionista a dover comunque “interpretare” le fatture per una corretta registrazione in contabilità.

Immaginiamo una classica obiezione: “Ma per registrare una fattura occorrono solo 30 secondi!”
È vero, ma è sufficiente moltiplicare il numero di fatture per i secondi e aggiungere il tempo impiegato per la correzione di eventuali errori in fase di input, per rendersi conto che l’affermazione è corretta solo in parte…

Pro:

 

    • Riduzione del traffico di chiamate tra studio e clienti

 

    • Ristabilimento del ruolo esclusivo di consulente nei confronti del cliente

 

    • Recupero di tempo prezioso spendibile nell’aggiornamento professionale

 

    • Nessun obbligo di conservazione delle fatture.

 

Contro:

 

    • Mancanza di un piano dei conti, conseguente impossibilità di contabilizzazione automatica

 

    • Tempo recuperato dalla gestione amministrativa riassorbito dalla fase di registrazione delle fatture

 

    • Reperimento dei documenti con tempistiche e modalità incerte

 

Il cliente utilizza già un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)
In teoria la situazione più auspicabile per uno studio: interruzioni del cliente ed imprevisti ridotti al minimo, possibilità di predisporre in fase iniziale i modelli di fatturazione in base alle necessità della singola ditta, predisposizione del processo automatico di contabilizzazione.
Il risparmio di tempo e risorse è notevole. Ogni impresa si occupa della propria fatturazione attiva e passiva, il gestionale condiviso provvede alle registrazioni contabili e il commercialista si occupa a tempo pieno della consulenza ai clienti (tassello fondamentale per una corretta gestione di adempimenti e dichiarazioni).

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