Tracciabilità dei processi aziendali: ricevute di ritorno e conferme

In seguito alla crescente digitalizzazione dei processi aziendali, è sempre più importante porre attenzione alla tracciabilità delle attività di scambio dati.

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Le aziende operano in contesti tecnologicamente complessi e per questo motivo, è fondamentale riuscire a dimostrare nel tempo la corretta esecuzione del processo di scambio dati, cioè la sua tracciabilità.

La tracciabilità assume sempre più rilevanza per molteplici motivi:
– Aumento dei flussi dati a valenza fiscale (es. fatture elettroniche);
– Attribuzione di valore legale al documento digitale (EDI);
– Incremento degli scambi con le Pubbliche Amministrazioni (es. PEPPOL);
– Misurazione dei livelli di servizio nelle filiere più competitive;
– Globalizzazione e competitività dei mercati;
– Lead-time ridotti dal punto di vista logistico.

In tal caso, i protocolli di trasferimento, di formati ed i processi standard rappresentano quelle leve su cui porre attenzione per competere sul mercato e fronteggiare i fattori precedentemente citati.

I protocolli di scambio dati

I protocolli di scambio dati, all’apparenza molto simili, si stanno diversificando e specializzando. Tra questi, ricordiamo il protocollo AS2 ed il suo aggiornamento AS4 che consentono di tracciare la consegna del messaggio e dei documenti in esso contenuti. Il protocollo AS2 opera over-IP ed integra la funzionalità di ricevuta di ritorno o MDN (Message Disposition Notification). Questa funzione conferma la conclusione dell’intera trasmissione e certifica se il messaggio è stato ricevuto dal destinatario senza modifiche.

Analogamente il protocollo OFTP2, diffuso nella filiera Automotive, fornisce l’EERP (End-to-End Response) con significato di ricevuta di ritorno e può essere utilizzato per documentare l’avvenuta consegna del messaggio.

I tracciati di scambio

Al contrario, l’utilizzo di formati o tracciati di scambio internazionali, fra cui EDIFACT e ANSI X12, prevede la possibilità di attivare un secondo livello di conferma funzionale (functional acknowledge) in contrapposizione a quella “tecnica” lungo la trasmissione.

La cosiddetta conferma funzionale costituisce la ricevuta di ritorno che documenta la corretta elaborazione del documento, ma non la sua accettazione in termini di contenuto. Sul mercato americano, ove è diffuso lo standard ANSI X12, i sistemi EDI generano e scambiano messaggi di tipo 997 per confermare la corretta (o non) elaborazione di un documento. Si tratta di una specie di controllo sintattico per validare il formato del file. Per quanto riguarda l’altro standard internazionale EDI, EDIFACT, si utilizza il tipo di messaggio CONTRL per comunicare l’esito dell’analisi sintattica e strutturale del contenuto.

I contenuti del messaggio

Infine, si possono tracciare, ribadendo o modificando in parte, i dati scambiati a livello di processo. Nello specifico, EDIFACT prevede documenti appositi per comunicare l’accettazione del contenuto di un documento, quali l’APERAK nel mondo EDIFACT (824 in ANSI X12). Quest’ultimo viene, per esempio, usato in risposta al ricevimento di una fattura (INVOIC).

Oltre ai messaggi “general purpose”, come APERAK, ci sono quelli specifici di processo, quali ORDRSP (conferma d’ordine) che, in risposta ad un ORDERS (ordine di acquisto), permette al fornitore di confermare date, quantità e prezzi.

La scelta di protocolli, formati e processi, adeguati al contesto economico e normativo dell’azienda, è fondamentale per evitare imprevisti e costi di gestione degli stessi. Per questo motivo, affidarsi ad un Outsourcer qualificato come dEDIcated permette di affrontare la complessità crescente che caratterizza la tracciabilità del processo nell’ambito dello scambio dati.

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